In der Personenauskunftsstelle werden sowohl Meldungen über betroffene Personen als auch Suchanfragen in der Katastrophenkartei erfasst. Den Suchenden kann auf diese Weise Auskunft erteilt werden, wo sich die gesuchte Person nach den vorliegenden Informationen befindet.
Die lange bewährte Katastrophenkartei wird durch das EDV-Programm "Xenios" unterstützt, das bei entsprechender Vernetzung eine bundesweite Suche ermöglicht.
Für Großschadenslagen in Nordrhein-Westfalen kommt häufig die Internetanwendung GSL-Net zum Einsatz.
Nicht immer muss eine Großschadenslage vorliegen, wenn das Kreisauskunftsbüro zum Einsatz kommt: Immer, wenn viele Menschen zusammenkommen, ist auch das Kreisauskunftsbüro als erste Anlaufstelle bei der Suche nach verlorengegangenen Angehörigen und Freunden mit dabei:
- Katholischer Weltjugendtag in Köln
- Evangelischer Weltjugendtag in Köln
- Evakuierung in Opladen wegen eines Bombenfundes
- Großübung Evakuierung eines Altenheims in Alkenrath
- Fußballweltmeisterschaft der Frauen, Spiele in Leverkusen
- Karnevalsumzüge in Opladen